今年6月，上海市印發《關於建立住宅小區業主委員會祕書制度的實施意見（試行）》（以下簡稱實施意見），在全市推開業委會祕書規範化建設，相關培訓工作也陸續開展。
不久前，上海業委會祕書培訓開班，首批630多名學員將在培訓結束通過考試後正式上崗。
業委會祕書
究竟承擔哪些工作、
人員從哪裏來，
將破解社區治理中的哪些現實難題？
靜安、楊浦等多個區已先行試點。
記者走訪發現，試點階段，業委會祕書大多由社工、居委幹部兼任。不少基層建議，制度全面推廣之後，還需要在減負增效、機制創新上做好「後半篇文章」。
一次換梯與一張標籤
看見業委會祕書的價值
小區業委會祕書主要解決了業委會履職中「專業知識不足」和「時間精力有限」兩個實際困難。
在芷江西路街道，城上城小區是一個建成多年的大型商品房小區。今年，小區38部老舊電梯將啓動更新，計劃全部更換為新電梯。然而，電梯選什麼品牌、選哪家施工單位的問題，卻讓業委會犯了難：小區居民們各有想法，業委會成員也多是退休居民，面對琳琅滿目的電梯品牌、紛繁複雜的市場信息，一時間無從下手。
這時候，小區業委會祕書謝傑發揮了作用。謝傑是居民區黨總支副書記，去年11月起兼任小區業委會祕書，此前在企業從事金融審批工作，信息背調、資料梳理是他的「老本行」。
為了協助業委會工作，他蒐集了一份上海主流電梯品牌和施工企業的背景資料，整理成完整文檔交給業委會，為品牌篩選打下基礎。初步篩選後，他又查找這些品牌在上海落地的住宅小區，供業委會組織居民實地走訪，親身感受電梯使用效果。紮實的前期準備，讓38個樓棟的居民很快就電梯品牌達成共識。
業委會祕書不僅能提供專業性支撐，也是日常性工作的好助手。平日裏，謝傑會把小區零散的會議紀要按照時間線梳理歸檔，採用「顏色標籤法」將工程維修、財務收支、日常會議等資料分門別類整理得一目瞭然，調取十分便捷。
一場小區規範化評估會上，面對評估專家接連拋出的公共收益收支、維修資金申報、工程改造審批等一系列問題，他依靠提前整理的分類檔案，精準調取對應的會議記錄、收支台賬、業主表決等資料，逐項清晰應答。對於會上專家提出的評估意見，他當場記錄後交給業委會進行復盤整改。
基層自發與市場探路
業委會祕書自下而上誕生
有觀點認為，上海業委會祕書制度不是自上而下的憑空設計，而是走出了一條「基層自發—市場探路—制度定型」的路徑。
2018年，針對業委會運作職責不到位、成員專業素養不高等問題，虹口區涼城新村街道在業委會中增設了「執行祕書」崗位。街道選派社工接受培訓後，在業委會的聘任下協助開展工作，其運作模式開全市先河。
此後，越來越多街道陸續開展試點。比如，2020年黃浦區半淞園路街道探索鼓勵小區業委會以市場化方式聘任兼職祕書。2023年，江寧路街道探索業委會祕書機制，既支持市場化聘任，也嘗試向有需求的業委會選派兼職社工、業主骨幹擔任祕書。
在各街道的自發探索中，還湧現出對相似崗位的不同提法。比如，楊浦區延吉新村街道為解決業委會程序不規範、信息不透明等問題，2018年啓動了「社區大管家」試點。由街道遴選一批專職大管家對接多個居民區，推動矛盾在小區內部處置。
「基層探索中，有的稱呼‘大管家’，有的稱呼‘協理’，其實都是帶有祕書性質，以提升社區規範化運作水平為目的的做法。」物業管理法律專家黃友健說。
與此同時，一些市場化運作也在探路。2020年，慧友鄰平台創始人嚴航發現，小區業委會管理着一批高價值的物業資產，自身運作方式卻相對原始。「大量業務僅在微信群裏溝通，數字化平台的使用存在空白。」於是，他和團隊開發了一款面向小區公共事務的數字化平台，集成了資料存檔、工單審批、信息公開、線上投票等多種功能。
「本以為這個平台一定很好賣，沒想到實際推廣效果不佳。」團隊走訪發現，業委會的實際運行中，普遍既缺專業知識、又缺時間精力。「一方面，小區物業管理會涉及工程、維修、財務、法律等許多專業知識，一般業委會成員難以精通；另一方面，業委會其實是個志願性質的組織，許多成員有各自的本職工作，拿不出時間。」他說，業委會不僅需要數字化平台賦能，更需要一些祕書人員輔助開展各項工作。
2021年，他開始向業委會推廣市場化的祕書服務，由小區公共收益支付。目前，團隊有12名祕書人員為上海68個小區提供業委會祕書服務，平均簽約費用約為每年3.2萬元。
推動財務公開透明
業委會祕書實實在在被需要
一系列探索的背後，其實反映出住宅小區治理實實在在的痛點。
2025年，楊浦區長白新村街道針對老舊小區業委會會議記錄隨手寫、合同檔案找不到、動用維修資金不知流程等問題，在3個居民區試點了「業委會小祕書」制度。
靖宇大樓小區是一棟建成於90年代的高層住宅，有160戶居民。小區完成業委會換屆後，去年1月開始實施酬金制物業。7月，在業委會的主動申請下，安圖新村居民區黨總支副書記施曉婷到小區擔任業委會祕書。一年多來，梳理小區「錢袋子」成了她的主要職責。
區別於「包乾制」，酬金制物業可理解為業主們將物業費放在一個公共賬戶裏專款專用，物業公司按約定比例提取「酬金」作為其服務的報酬和利潤。相比物業公司收取固定費用，酬金制物業的小區賬目更加透明，收支和結餘都清晰可查。
然而，酬金制下，業委會的工作量大大增加。從小區的物業費、公共收益、專項維修資金三項主要收入，到保安、保潔、保綠以及小修小補等每一筆支出，作為祕書的施曉婷都幫助業委會整理得明明白白，讓希望知情的業主們隨時查閱。
除了梳理「錢袋子」，她還負責記錄每場業委會會議，確保工作留痕以備業主查詢；協助日常接待並登記居民反映事項，建立台賬跟蹤處理進度，確保問題及時解決；協助起草各類文書，讓各方面工作落在實處。
小區各項工作公開透明，對降低鄰里矛盾十分重要。江寧路街道社會工作辦主任王蓓說，業委會履職涉及維修資金、公共收益的管理使用等大量財務問題，一旦出現疏漏，很容易引發業主之間、業主與物業之間的矛盾糾紛。業委會祕書有助於促進各項流程合法合規，有效減少矛盾的發生。
芷江西路街道工作人員還發現，不少業委會成員熱心公益、履職積極性高，但由於年紀較大，普遍存在物業法規不熟、文書台賬薄弱、線上操作能力不足的問題。最初，不少業委會阿姨爺叔向街道提出選派祕書的訴求：「幫我們派個年輕的、會用電腦的人。」
祕書工作做什麼
結合小區實際有「彈性」
業委會需要祕書，但祕書究竟要做些什麼？
今年8月，楊浦區業委會祕書實訓營開班，12個街道50多名業委會祕書齊聚一堂，圍繞業委會祕書的五項工作職責和能力要求開展專題授課。
根據現場發布的《楊浦區業主委員會祕書工作指引（試行）》，業委會祕書的工作內容包括會議召開協助、檔案管理協助、資金管理協助、物業選聘協助、物業監督協助、走訪聯繫工作、溝通協調工作、合規提示工作八個方面。實踐中，業委會祕書還要結合商品房小區、售後房小區、混合型小區等不同的治理特點和業委會工作需要，彈性把握工作重點與工作方式。
比如，去年3月，長白路第二居民區的居委幹部章潔琦到長白229街坊擔任業委會祕書。到崗以後，她就主動發揮彈性，將主要工作重點放在小區的溝通協調工作上。
長白229街坊由延吉東路149弄、圖們路27-59號、安圖路2弄和6弄四個小區組成，均為建成於上世紀的老舊公房，公共收益微薄，物業長期託管。其中，安圖路2弄、6弄小區居民出行主要使用電動自行車，導致充電樁數量供不應求。有居民說，「兩個小區178戶居民共用30多個充電樁，由此產生的鄰里矛盾頻發。」
去年3月，長白路第二居民區的居委幹部章潔琦經選派到229街坊兼任業委會祕書。兼職工作中，她了解到不少居民一家有兩三輛電動自行車，底商充電需求也很大；而受限於空間不足，危險充電行為時有發生，增添了小區的安全隱患。
為了推動各方形成治理合力，章潔琦主動聯繫市區有關部門，陪同現場勘察場地並講述了小區居民的實際困難和安全隱患。在有關部門的支持下，一排嶄新的充電樁出現在小區門前，為居民生活帶來看得見的便利與安全。
結合轄區內的實際情況，各個街道也有不同探索。芷江西路街道將業委會祕書工作主要分為三個板塊：文書檔案規範化指導、民意收集與議事協調、政策資源對接上傳下達。在文書檔案工作中，「顏色標籤法」的經驗就來自實踐過程，用分類標籤管理財務、合同、備案材料，讓公共收益、維修資金的每一筆往來、每一次改造都有據可查、公開透明。
江寧路街道進一步細化梳理出制度建設執行、資金使用管理、監督物業履約、專業資源對接4大類共32項職責，包括協助起草業主大會三類文本、會務組織、會議記錄、檔案歸集、業主接待、鏈接專業資源等工作清單。
目前，上海業委會祕書是由居民區黨組織、居民委員會選派，一般由社區工作者兼任。有專家認為，之所以優先選用社區工作者擔任祕書，正是因為他們熟悉社區環境、熟悉居民，熟悉行政部門與治理流程，可以快速融入小區治理場景。
以芷江西路街道為例，街道從居民區黨總支副書記、在崗社工中遴選祕書，優先挑選熟悉小區、學習能力強、善於溝通的人員，本科及以上學歷佔比85.7%。
補位不越位、協助不替代
責權邊界要釐清
在市級實施意見與各街道的探索中，都對上海業委會祕書都有一個核心定位：不做決策、不參與表決，只開展事務性協助與流程指導。
「我們牢牢守住一條原則：補位不越位，協助不替代。」芷江西路街道社會工作辦主任季雲說。
一些社區工作者認為，許多社區矛盾來自業主群體內部對某一具體事務的不同意見。業委會祕書作為協助人員，要時刻注意服務的邊界感，切忌參與決策。「舉例來說，一項工程花多少錢合理？每個業主都有自己的看法，作為祕書一旦參與決策過程，無論提出的意見是否合理，都會讓持有不同意見的業主產生反感。」
在楊浦區業主委員會祕書工作指引中，還有一張業委會祕書責權邊界的「負面清單」。清單明確「八個嚴禁」：嚴禁越權決策、嚴禁越權代表、嚴禁觸碰資金、嚴禁越位處置、嚴禁偏袒偏向、嚴禁指定服務商、嚴禁收受利益、嚴禁泄露信息。
「業委會是業主自治的決策主體，作為祕書只負責流程指導、材料協助、矛盾協調，重大事項決定權歸屬於業委會。」謝傑說，祕書和業委會發揮分工互補。業委會委員紮根小區，熟悉鄰里民情，擅長群衆溝通；祕書承擔文書、流程、政策對接等專業性強的幕後工作，二者揚長避短。
業委會祕書也不是街道、居委強加給業委會的，用不用祕書完全由業委會決定。「目前，由業委會自主提出配備祕書的申請，也可以在業主大會議事規則、管理規約中作出約定；居民區‘兩委’評估小區實際需求，擬定人選後報街道確定，並非居委會單方面直接指派。」芷江西路街道副主任沈忍說。
對社區工作者而言，祕書崗位也帶來成長。芷江新村居民區00後社工吳雙婷2024年參加工作。「我們年輕社工和老年業委會委員打交道，容易產生隔閡，但通過祕書工作，我快速熟悉了業委會運行、熟悉了業委會成員，也拉近和居民之間的距離。」
【記者手記】
要持續發展，配套政策還需完善
今年6月，上海在全市推開業委會祕書規範化制度。記者在基層採訪時，不少業委會還是為這一制度叫好的。但記者也發現，要更好地實施業委會祕書制度，一些配套政策還應完善。
如，業委會祕書屬於兼職，大多為社工兼任。不少業委會會議安排在下班時段，加班成為常態；台賬整理、重大項目材料籌備，都是額外增加的工作量。目前兼任祕書的社工均為無償履職。要持續發展，相關政策應鼓勵制度創新與技術手段為兼職業委會祕書減負。
芷江西路街道已開始探索破解路徑。街道編制《業委會執行祕書工作提示記錄手冊》，把抽象的制度條文轉化為祕書可直接使用的工作清單、記錄模板。街道還搭建了「前方祕書+後方智庫」支撐體系，依託街道業主服務中心的專業資源，遇到法規、工程、財務難題，有後台專業力量兜底，避免祕書單打獨鬥。
街道還在推進台賬電子化，探索「芷慧加」數字化系統。「像換屆改選涉及11道流程、電梯更新9個步驟，流程之間相互並聯，政策還會動態調整，靠人腦記憶很容易出錯。數字化系統可以提供標準化線上工具，項目啓動後，祕書按系統指引填報推進，街道職能部門也可後台同步指導，減輕紙質歸檔負擔。」芷江西路街道業主服務中心負責人胡維說。
一些基層幹部還建議：應建立祕書履職評價機制，把履職表現和社區工作者評優、職業發展掛鉤，打通成長通道。
同時，因地制宜鼓勵業委會祕書來源多元化。除了社工、居委幹部兼職祕書，還有市場化選聘專職祕書的途徑，給小區多一種適配自身情況的選擇。業主可以在業主大會三個文本中，對業委會專職祕書的聘用、費用、費用支付渠道等內容做出約定。
此外，一些基層幹部提出：應進一步細化祕書職責的正負清單，把「可為」「不可為」寫得更加具象，清晰劃清協助與替代的邊界，防範越位風險。
業委會祕書制度，是上海完善住宅小區業主自治的一次探索。既要發揮祕書的事務支撐作用，更要守住業主自治的根本，也要通過制度與技術雙重創新為基層減負，讓小區治理走得更穩更遠。
